Деловая переписка требует соблюдения определенных правил. Грамотно составленное письмо помогает добиться желаемого результата и создает положительное впечатление о вас. В этой статье разберем основные принципы написания письма в организацию.
Содержание
1. Структура письма
Письмо должно быть четко структурировано. Основные элементы:
- Шапка письма (реквизиты)
- Обращение
- Основная часть
- Заключение
- Подпись
2. Шапка письма
В правом верхнем углу укажите:
- Название организации-получателя
- Должность и ФИО адресата (если известно)
- Ваши ФИО и контактные данные
- Дату отправки
3. Обращение
Используйте уважительную форму:
- "Уважаемый Иван Иванович!"
- "Уважаемая госпожа Петрова!"
- Если имя неизвестно: "Уважаемые господа!"
4. Основная часть
Придерживайтесь следующих правил:
- Сформулируйте цель письма в первом абзаце
- Излагайте мысли последовательно и кратко
- Используйте официально-деловой стиль
- Подкрепляйте факты доказательствами при необходимости
5. Заключение
В завершение письма:
- Поблагодарите за внимание
- Укажите, ждете ли вы ответа
- Предложите варианты обратной связи
6. Подпись
Завершите письмо подписью:
- С уважением,
- Ваша должность
- ФИО
- Контактные данные
7. Дополнительные рекомендации
| Аспект | Рекомендации |
| Объем | Не более 1 страницы |
| Стиль | Официально-деловой, без эмоциональных оценок |
| Оформление | Четкие абзацы, стандартный шрифт (Arial, Times New Roman) |
| Приложения | Указывайте, если прикрепляете документы |
Пример оформления письма
ООО "Пример"
Генеральному директору
Иванову И.И.
от Петрова П.П.,
менеджера по продажам
тел. +7 (123) 456-78-90
10 июня 2023 г.
Уважаемый Иван Иванович!
Обращаюсь к вам с предложением о сотрудничестве в области поставки офисной мебели. Наша компания специализируется на производстве эргономичной мебели премиум-класса.
Прилагаю коммерческое предложение с актуальными ценами и каталог нашей продукции. Готов обсудить индивидуальные условия сотрудничества.
С уважением,
Петров Петр Петрович
Менеджер по продажам
ООО "МебельПрофи"
тел. +7 (123) 456-78-90
Заключение
Соблюдение этих правил поможет вам составить грамотное деловое письмо, которое будет воспринято серьезно и повысит вероятность положительного ответа.
